Principio de 'solo una vez' en la gestión de datos del Estado

Qué es

El principio de "solo una vez" (once-only principle) establece que la ciudadanía y las empresas deberían entregar un mismo dato a la administración pública una sola vez. Si un organismo del Estado ya tiene esa información, por ejemplo el domicilio, la composición del hogar, un certificado de nacimiento o la situación tributaria, ningún otro organismo debería volver a pedirla. Debe obtenerla directamente de la fuente oficial, con las debidas garantías de privacidad y consentimiento.

Detrás del principio hay una idea económica sencilla: cada formulario, certificado o fila en una oficina impone un costo a quien hace el trámite. Ese costo incluye tiempo, traslados, dinero y frustración. Herd y Moynihan (2018) lo llaman carga administrativa (administrative burden) y la descomponen en tres partes. La primera son los costos de aprendizaje: entender qué hay que hacer y dónde. La segunda son los costos de cumplimiento: reunir papeles y llenar formularios. La tercera son los costos psicológicos: el estrés y el estigma asociados al trámite. Su argumento central es que estas cargas no son neutrales. Funcionan como una forma de hacer política por otros medios, porque determinan quién accede efectivamente a un beneficio y quién se queda fuera. Sunstein (2021) usa un término cercano, sludge, para referirse a la fricción innecesaria que impide a las personas hacer lo que quieren o lo que les conviene.

El principio de "solo una vez" ataca esa fricción desde la arquitectura. En lugar de que el ciudadano haga de "mensajero" entre oficinas que no se hablan, los sistemas del Estado se conectan entre sí. Para eso se necesitan tres condiciones:

1. Interoperabilidad: estándares técnicos y semánticos comunes para que un sistema entienda los datos de otro.
2. Registros base confiables: fuentes "maestras" para la identidad, las direcciones, las empresas o los vehículos.
3. Gobernanza y confianza: reglas claras sobre quién puede consultar qué dato, con qué finalidad y con qué trazabilidad.

La Unión Europea lo adoptó como uno de los principios rectores de su Plan de Acción sobre Administración Electrónica 2016-2020 (Comisión Europea, 2016). En Chile, la Ley 19.880 de procedimiento administrativo ya reconocía el derecho a eximirse de presentar documentos que se encuentren en poder de la administración. La Ley 21.180 de Transformación Digital del Estado (2019) dio después el marco para que los procedimientos se tramiten de forma electrónica y para que los órganos intercambien información entre sí.

Una consecuencia natural del principio es el paso hacia los servicios proactivos. Si el Estado ya sabe que una persona cumple los requisitos de un beneficio, puede ofrecérselo, o incluso otorgarlo automáticamente, sin esperar a que lo pida. Esto importa porque una parte relevante de los beneficios sociales no llega a quienes tienen derecho a ellos, en buena medida por costos de información y de trámite.

Cómo lo explicó el programa

En el episodio del 9 de octubre de 2026 [btm-2026-10-09], dedicado al rediseño de trámites sobre datos, el programa partió de un diagnóstico: cerca del 93% de los 3.530 trámites del Estado ya están digitalizados. Por lo tanto, el desafío pendiente no es seguir digitalizando, sino rediseñar los trámites sobre una arquitectura de datos. Digitalizar un formulario en papel tal como era reduce el traslado físico, pero mantiene la lógica de pedirle todo al ciudadano. Rediseñar implica preguntarse qué datos ya tiene el Estado y eliminar esas solicitudes.

Pelayo Covarrubias lo resumió en una frase que funciona como enunciado del principio:

"no volvamos a pedirle jamás al ciudadano un dato que nosotros tenemos"

En la conversación también se planteó el paso siguiente: que el Estado ofrezca servicios proactivos, anticipándose a las necesidades de las personas a partir de la información que ya administra.

Relación con otros conceptos

El principio se conecta directamente con los costos de transacción, la noción que Coase (1937) introdujo para explicar que usar el mercado, o cualquier institución, tiene costos de búsqueda, negociación y verificación. Pedir de nuevo un dato que ya existe es un costo de transacción puro: no agrega valor y lo paga quien menos capacidad tiene de evitarlo.

También se vincula con la economía de los datos. Como mostraron Jones y Tonetti (2020), los datos son un bien no rival: que un organismo use un registro no impide que otro lo use. Esto genera rendimientos crecientes cuando se comparten. Un Estado fragmentado en silos desperdicia esa propiedad, porque cada servicio reconstruye por su cuenta información que ya existe.

Desde la economía del comportamiento, el principio es una aplicación de la arquitectura de decisiones. Pequeñas fricciones tienen efectos grandes sobre la conducta, y quitar pasos puede aumentar el take-up (la tasa de uso efectivo) de programas sociales más que cambiar su monto.

Por último, plantea un dilema de asimetría de información y confianza. Al concentrar y cruzar datos, el Estado gana eficiencia, pero también poder sobre los ciudadanos. Por eso el principio suele ir acompañado de garantías de protección de datos personales, de limitación de finalidad y de transparencia sobre quién consultó qué.

Fuentes y lecturas

• Herd, P. y Moynihan, D. (2018), Administrative Burden: Policymaking by Other Means, Russell Sage Foundation.
• Sunstein, C. R. (2021), Sludge: What Stops Us from Getting Things Done and What to Do About It, MIT Press.
• Comisión Europea (2016), Plan de Acción sobre Administración Electrónica de la UE 2016-2020. Acelerar la transformación digital de la administración, COM(2016) 179 final.
• Jones, C. I. y Tonetti, C. (2020), "Nonrivalry and the Economics of Data", American Economic Review, 110(9).
• Coase, R. H. (1937), "The Nature of the Firm", Economica, 4(16). https://doi.org/10.1111/j.1468-0335.1937.tb00002.x